Conditions de communicabilité

Les archives courantes ou intermédiaires étant conservées par leurs entités propres (services ou paroisses) jusqu’à ce qu’elles soient confiées au Centre diocésain des archives (cf. Notre mission), les archives définitives (ou « historiques ») relèvent seules de la responsabilité directe de l’Archiviste diocésain.

Sont communicables par nature dès leur création, les imprimés, la presse et les périodiques (revue diocésaine, journaux catholiques, bulletins de mouvements, journaux paroissiaux etc.). Accessibles en original au Centre diocésain, ces documents sont les premiers voués à la consultation en ligne, dans les limites de l’avancée de leur numérisation.

D'autres archives sont soumises à des délais variables de communicabilité. Le délai général est de 30 ans. Un délai de 50 ans s’applique à tous les documents relatifs à l’activité de l’évêque (secrétariat particulier, conseils, etc.), les documents contenant des informations relatives à la vie privée, à la carrière ou à l’intimité des personnes (délai applicable à partir de la date du décès) ainsi qu’au gouvernement du diocèse. Quant aux dossiers liés à la communicabilité des archives vaticanes (dossiers de canonisation), ils relèvent d’un délai spécial.

Ne sont pas destinés à être communiqués au public, les fonds non-classés (mais des articles peuvent être accessibles sur demande dérogatoire), les dossiers de mariage, les documents relatifs à l’officialité ainsi que tout dossier scellé et déclaré non communicable par l’autorité épiscopale.

La communicabilité des documents entrés par don ou par dépôt suit les règles établies par convention avec les donateurs ou déposants.

Dans le respect de ces conditions, les archives diocésaines sont accessibles sur rendez-vous à toute personne physique ou morale justifiant d’une recherche dont l’Archiviste appréciera librement l’opportunité avec responsabilité et bienveillance éclairée.

Les chercheurs désirant consulter des archives non encore communicables peuvent déposer une demande de dérogation, formulée avec précision, suivant un modèle fourni par les archives diocésaines. Ces dérogations étant consenties par cotes ou groupes de cotes, elles nécessitent la consultation préalable des instruments de recherche disponibles.

Quant aux entités ecclésiales versantes ou déposantes, leurs archives leur sont communicables immédiatement ou dans les meilleurs délais possibles, soit en original au centre diocésain soit sous forme numérique avec habilitation d’accès conforme aux normes en vigueur.

Des registres de catholicité

Les registres de catholicité ne sont pas librement consultables mais les informations qu’ils contiennent peuvent être communiquées, sous forme d’extrait ou de copie, à des ministres du culte ou à l’intéressé (personne qui a reçu le sacrement ; pour un enfant mineur, ses parents ou tuteurs). Ces informations ne seront communicables à un tiers qu’aux conditions suivantes :

• Un délai de 100 ans pour les registres de mariage, à compter de la date de l’acte.
• Un délai de 120 ans pour les registres de baptême, à compter de la date de l’acte ou de la dernière mention marginale.
• Sans délai pour les registres de sépulture.

Toute demande de communication doit être adressée par écrit à la Chancellerie diocésaine selon les conditions suivantes.